Архивное дело

Основными задачами архивного отдела являются:

1. Организация архивного дела на территории Ольского муниципального округа
2. Обеспечение сохранности и государственный учёт документов архивного фонда Ольского муниципального округа, хранящихся в архивном отделе.
3. Комплектование архивного отдела документами архивного фонда Ольского муниципального округа, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления Ольского муниципального округа, организация использования документов архивного фонда, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
5. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов организаций и вопросами формирования и оформления дел в делопроизводстве органов местного самоуправления Ольского муниципального округа и муниципальных организаций; содействие организациям в вопросах обеспечения сохранности, комплектования, учёта и использования архивных документов, формирования и оформления дел.

Архивный отдел осуществляет следующие функции: 

1. Осуществляет хранение и государственный учёт документов, представляет в отдел по делам архивов департамента  административных органов Магаданской области,  в установленном порядке сведения о хранящихся в архивном отделе фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
2. Разрабатывает и представляет на утверждение главы Администрации списки организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведёт систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет приём документов на хранение.
3. Формирует электронные базы данных.
4. Информирует органы местного самоуправления Ольского муниципального округа, муниципальные организации, организации, находящиеся на территории муниципального образования Ольского округа, независимо от их организационно-правовой формы, о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документальную информацию.
5. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях при проведении выставок, на радио, телевидении, в периодической печати.
6. Представляет в установленном порядке документы архивного отдела органам местного самоуправления муниципального Ольского муниципального округа, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования.
7. Исполняет в установленном порядке запросы организаций и граждан, выдаёт архивные справки, архивные копии, архивные выписки.
8. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций, формированием и оформлением дел в делопроизводстве организаций – источников комплектования.
9. Ведёт в установленном порядке государственный учёт архивного фонда Ольского муниципального округа, хранящихся в организациях – источниках комплектования архивного отдела, муниципальных организациях и организациях.
10. Рассматривает Положения об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, Инструкции по делопроизводству организаций – источников комплектования.
11. Рассматривает поступившие на утверждение описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, организаций – источников комплектования архивного отдела, а также муниципальных организаций, находящихся на территории Ольского муниципального округа.
12. Рассматривает описи дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приёму в архивный отдел.
13. Проводит семинары, консультации по вопросам организации и работы архивов организаций, а также деятельности экспертных комиссий организаций, находящихся на территории Ольского муниципального округа.
14. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит приём граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.
15. Внедряет в практику работы архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации.
16. Оказывает консультативную и информационную помощь по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

История создания и деятельности архивного отдела администрации Ольского муниципального округа Магаданской области

Распоряжением Магаданского облисполкома № 29-р от 19 января 1972 года в Ольском районе при райгосархиве была создана хозрасчетная группа по обработке на договорных началах архивных материалов предприятий и организаций. Одновременно этим же распоряжением в штатное расписание Ольского райисполкома введена должность заведующего райгосархивом.

В фонде архивного отдела администрации Магаданской области в деле «Обзоры, доклады, справки архивного отдела за 1972 год» указано, что Ольский райгосархив образован в мае 1972 года (ф. Р-104, оп. 1, д. 193, л. 121).

В имеющихся в этом же фонде документах Ольского райгосархива: отчете о работе Ольского райгосархива и хозрасчетной группы по обработке документальных материалов при Ольском райисполкоме за 1972 год и плане работы райгосархива на 1972 год указано, что данные документы составлены за период работы с мая по декабрь 1972 г. (ф. Р-104, оп. 1, д. 190, л. 19, д. 192, л. 4).  

На основании Решения Ольского районного Совета депутатов трудящихся Магаданской области (девятая сессия XIII созыва) от 23.11.1972 года утвержден в должности заведующего районным архивом тов. Филиппенко Людмила Ефимовна. (ф. Р-11, оп. 1, д. 733)

В 1986 году впервые были утверждены Положение о районном государственном архиве и Положение об объединенном межведомственном архиве при райисполкоме Решением Ольского районного Совета народных депутатов исполнительного комитета от 24.01.1986 г. № 11 «О совершенствовании архивного дела в районе». (ф. Р-11, оп. 1, д. 1099)

Согласно  паспортов архива с 1976 имеются данные, что архив располагался до 1978 года в деревянном здании и состоял из 2-х комнат барачного типа, с электрическим освещением и центральным отоплением. Площадь архивохранилищ составляла 12 кв. м, протяженность стеллажей 48 м. 
На 23.08.1976 г. числится 29 фондов постоянного хранения в них входят 2390 ед. хранения за 1937-1975 годы. Заведующая архивом Кондрашова Нина Михайловна. 
С 1979 г. помещение состоит из архивохранилища, рабочей комнаты и кладовой в крупнопанельном доме. Площадь архивохранилищ составляла 22 кв. м, протяженность стеллажей 62 м. Зав. архивом Потапова Любовь Серафимовна.

На основании постановления Главы администрации района от 29.09.1997 год № 215-а образован архивный отдел администрации Ольского района. 
На 01.01.1997 год согласно паспорта архива помещения расположены в здании районной администрации. Помещения состоят из архивохранилища (2 кабинета), рабочей комнаты и кабинета для приема граждан. На 01.01.1999 год числится 46 фондов, 10072 ед. хранения, в том числе постоянного хранения 6099 ед. хранения и по личному составу 3973 ед. хранения.  Специалист архива Валентина Ивановна Кудрявцева.     

На сегодняшний день в Архивном отделе числится  2 штатные единицы: начальник  архивного отдела и специалист 1 категории архивного отдела.

Архивный отдел комплектуется документами постоянного срока хранения и по личному составу. По состоянию на 01.01.2017 года числится 61 фонд постоянного хранения, включающих 8558 единиц хранения и  72 фонда по личному составу, насчитывающихся 12036 единиц хранения Документы охватывают период  с 1939 по 2015 годы. 

Самым важным направлением в деятельности архива было и остаётся обеспечение сохранности документов. Архив располагает тремя архивохранилищами с общей площадью около 40 кв. метров, в которых хранится более 20 тысяч дел. Специалисты архива ежедневно осуществляют контроль за температурно-влажностным режимом в хранилищах и его оптимизацией, проводят проверку наличия дел, созданием страхового фонда к документам, выдачей дел и многими другими работами, без которых невозможно существование архива.

Одно из важнейших направлений в деятельности архива - работа по комплектованию. Комплектование архива осуществляется документами организациями - источниками комплектования входящими в список № 1, а так же ликвидированных  учреждений и организаций. В список № 1 входят 19 организаций. Регулярно сотрудники архива проводят научно-техническую обработку документов, оказывают практическую и методическую помощь в подготовке документов организаций для сдачи их на постоянное хранение в архив. В среднем в год на хранение поступает более 300 ед. хранения.

Значительное место в работе архива занимает использование документов, которое включает в себя обеспечение информацией юридических и физических лиц, а так же органов исполнительной власти, исполнение тематических и социально-правовых запросов; различные информационные мероприятия, выставки, подготовку информаций посвященных юбилейным и памятным датам. 

Традицией архива становится проведение таких мероприятий, как «День открытых дверей», на которые приглашаются: представители общественных организаций, студенты, учащиеся. На таких встречах происходит ознакомление с составом и содержанием документов архива, с условиями их хранения, а также с возможностями по использованию архивных документов. 

Архивным отделом ежегодно ведется работа по исполнению запросов от частных и юридических лиц. В отдел поступают запросы граждан по самым различным вопросам, в том числе о награждениях и присвоениях почетных званий, а так же вопросам, касающихся пенсионного обеспечения, например подтверждения, что организация находилась в районах Крайнего Севера, переименования,  реорганизации ликвидации предприятия, подтверждения производственной деятельности предприятия или использования того или иного оборудования для назначения досрочной пенсии и др., а так же  сведения, необходимые для оформления гражданства РФ, т.е. установить факт проживания на территории Магаданской области на 06.02.1992 г. р Так же поступают запросы  о выделении квартиры, о выделении земельного участка под строительство дома, о признании жилья ветхим и подлежащим к сносу, об усыновлении, о переименовании улиц.

В среднем за год поступает более тысячи обращений социально-правового характера и около ста тематических запросов. Число исполненных запросов в среднем социально-правового характера за последние годы составляет около 1000 и более 100 тематических;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский район» и Отделение Пенсионного фонда РФ по Магаданской области сотрудничают уже много лет. Специалисты архивного отдела в работе с обращениями граждан исполняют запросы о подтверждении трудового стажа, заработной платы, по которым специалисты Пенсионного фонда начисляют пенсию. Специалисты ежедневно осуществляли личный прием граждан по данным вопросам, в рамках проведения предварительной работы будущему пенсионеру приходилось самому обращаться с запросами в архив, чтобы получить  недостающую справку о стаже или заработке.

Внедрение автоматизированных архивных технологий коснулось и сотрудничества архива с Пенсионным фондом. Для того чтобы помочь жителям района собрать информацию, необходимую для начисления пенсии и других социальных выплат, в сентябре 2012 года было подписано соглашение об электронном взаимодействии с Пенсионным фондом. В соответствии с данным соглашением все запросы, необходимые для получения информации для начисления гражданам пенсии и социальных выплат, поступают в архив в электронном виде. Ответы на запросы также передаются по электронной почте и заверяются электронной цифровой подписью. Взаимодействие осуществляется с помощью  программного комплекса VipNet (Клиент).

Внедрение обмена электронными документами между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и архивным отделом упрощает получение заявителями государственных услуг, делает обслуживание населения более качественным и доступным, сокращает сроки исполнения запросов.

Общий объем архивного фонда составляет:

• 25152 единиц хранения;
• 147 наименований фондов (из них в том числе: ликвидированных организаций – 128); 
• 19 источников комплектования.